IT-system gjorde MUS samtaler mere intime på sygehus

IT-systemer er ikke just kendt for at øge det personlige nærvær mellem mennesker, men det er ikke desto mindre, hvad der er sket på Svendborg Sygehus.

Det forklarer afdelingsradiograf Brian Hansen, som til daglig har ansvar for 29 medarbejdere på Radiologisk Afdeling. Radiograferne er ansvarlige for at tage røntgenbilleder og CT-scanninger af patienter, der kommer ind med alt fra brækkede arme til mistanke om lungekræft.

Som offentligt ansatte skal medarbejderne i afdelingen tilbydes en medarbejderudviklingssamtale (MUS) om året med Brian Hansen for blandt andet at sikre, at de udvikler sig i jobbet.

Indtil for få år siden, var MUS samtalerne ifølge afdelingsradiografen noget, som »bare skulle overstås« for flere af medarbejderne. Og selv brugte han typisk en time til halvanden pr. medarbejder på at indkalde til møder, skrive referater og lave statistik over medarbejdernes kompetencer. Samlet blev det til omkring en uges fuldtidsarbejde med administration af samtalerne om året.

»Alt udenomsarbejdet tog ofte lige så lang tid som selve samtalerne,« siger Brian Hansen og forklarer, at det eksempelvis var svært at vide, præcis hvornår en medarbejder skulle til MUS samtale igen, fordi alle datoerne blev skrevet ned i en papirkalender.

»Så går tiden, og man glemmer det. I vores medarbejdertilfredshedsundersøgelser var der 40 pct., der sagde, at de ikke var blevet indkaldt til MUS samtale,« siger han.

IT-system ændrede overraskende på dialogen

Udfordringerne med at afholde MUS-samtalerne til tiden fik Radiologisk Afdeling på Svendborg Sygehus til i 2014 at udvikle det, der i første omgang blot skulle være et simpelt it-system til at holde styr på datoerne.

Med softwarefirmaet Pure Byte samt Brian Hansen og en række kolleger ved roret endte det dog med at blive et samlet system, der kunne håndtere hele processen omkring at indkalde, afholde og føre statistik over MUS-samtalerne. Det ændrede radikalt på hverdagen for Brian Hansen.

»Digitaliseringen har gjort, at jeg nemmere kan se, hvilke kompetencer jeg har i afdelingen og hvilke, jeg har brug for,« siger afdelingsradiografen og uddyber:

»Og så har jeg mulighed for at have dialog med medarbejderne i længere tid og under bedre vilkår, fordi vi skriver referatet direkte ind i systemet under samtalen.«

Netop denne egenskab ved systemet fik en overraskende betydning for MUS-samtalerne ifølge Brian Hansen. Før digitaliseringen afholdt han MUS-samtalerne ved at sidde over for medarbejderen og tage stikord på papir.

»Det blev så stift og formelt,« siger han.

Nu sidder han i stedet ved siden af medarbejderen og skriver referat direkte ind i systemet, så begge parter kan se, hvad der står. Og det har en vigtig betydning for dialogen, forklarer han.

»Der sker noget med dialogen, når man sidder ved siden af hinanden. Det giver associationer, som gør samtalen meget nærværende, og man får lyst til at sige, hvad man inderst inde føler og tænker,« siger han.

Samtidig skriver medarbejderne ikke længere på forhånd den karakter ned, de selv mener, de fortjener. I stedet finder de frem til den i løbet af samtalen med lederen.

»Det bliver en bedre dialog, hvis jeg ikke kender deres holdning til dem selv i starten. I stedet for at de for eksempel bliver skuffede over, at jeg synes, de burde have en lavere karakter, så sker det nu naturligt i løbet af samtalen, at de nedjusterer eller opjusterer forventningerne,« siger han og tilføjer:

»Jeg synes, det giver en mere ligeværdig dialog.«

Automatisering mindsker risiko for fejl-karakterer

Administration af MUS-samtaler er en velkendt byrde for ledere i det offentlige, hvor det er et krav at samtalerne afholdes én gang om året for hver medarbejder.

Det er således ikke unormalt med hjemmestrikkede Excel-ark blandet med papirnoter og andre uforbundne løsninger, som kan gøre det svært at få et overblik.

På Svendborg Sygehus førte Brian Hansen før i tiden statistik i et Excel-ark, han selv havde udviklet. Det blev til et omfattende indtastningsarbejde, hvor hver karakter skulle skrives ind to gange – først på papir under samtalen og sidenhen i dokumentet.

»I den proces kunne der godt ske fejl, fordi man skulle taste så mange tal,« siger han og påpeger, at det netop er en af de ting, som er blevet mere sikre ved at indtaste karaktererne digitalt med det samme.

Samtidig giver systemet afdelingslederen et præcist overblik over medarbejdernes kompetencer. Det er især værdifuldt, forklarer han, når der skal ansættes nye, eller han skal finde en medarbejder, der kan undervise kollegerne i eksempelvis en ny radiografisk metode under de ugentlige undervisningsdage.

»Når vi skal ansætte nye folk, så ser jeg i systemet, hvilke kompetencer vi mangler. Og så kan jeg fx nemt se, hvem i afdelingen der har gode pædagogiske kompetencer og derfor har nemmere ved at dele deres erfaringer under temadagen,« afslutter Brian Kenneth Hansen.

Digitalisering af MUS-samtaler på Svendborg Sygehus

• Radiologisk Afdeling, OUH/Svendborg Sygehus består af ca. 90 medarbejdere, der i gennemsnit skal afholde 90-100 MUS samtaler om året.
• Afdelingen udviklede IT-systemet MUS-admin i samarbejde med leverandøren Pure Byte i 2014-16.
• Systemet er skræddersyet til de enkelte afsnits kompetenceudviklingsforløb, det indkalder automatisk til MUS samtaler samt fører referat og statistik.
• Det anvendes blandt andet også til at administrere medarbejdernes kompetenceniveau, så eksempelvis løntrin automatisk kan justeres efter medarbejderens resultat fra samtalen.
• Siden systemet er indført, har sygehuset i gennemsnit skåret 44% af deres administration pr. afholdt MUS-samtale ifølge styregruppen fra Radiologisk Afdeling.
• Ingen MUS samtaler er blevet glemt/overset siden systemet overtog ansvaret for indkaldelse.