Leder! Sådan opnår du den bedste MUS-samtale forberedelse

Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) er en vigtig del af ledelse, og hvis du går systematisk til værks i din forberedelse, vil du opnå værdifulde resultater.

God MUS-forberedelse resulterer i udviklingssamtaler, som styrker relationen mellem leder og medarbejder samt øger trivsel og engagement. Dette medfører både øget produktivitet og bedre evne til at fastholde nøglemedarbejdere.

Her er vores gode råd til MUS-forberedelse for ledere:

• Sæt MUS-processen i system
• Hav styr på samtalens udgangspunkt
• Skab en åben og tryg atmosfære
• Forbered klare og realistiske mål
• Identificer udviklingsbehov
• Planlæg opfølgning
  

Sæt MUS-processen i system

Uanset om du anvender et digitalt værktøj eller opfinder dit eget personlige ’system’, opnår du en mere struktureret og ensartet proces ved at have faste procedurer. En ensartet proces sikrer, at alle medarbejdere får samme muligheder for at diskutere deres præstationer, mål og udviklingsbehov.

Tag udgangspunkt i en god spørgeramme. En konkret spørgeramme vil nemlig skabe en klar og struktureret dialog, og det er din sikkerhed for, at alle vigtige emner bliver forberedt og diskuteret.

Læs mere om, hvordan man sammensætter en god spørgeramme her.

En effektiv proces fra indkaldelse til opfølgning vil frigøre tid til fordybelse i selve dialogen, og samtalerne bliver mere værdifulde.

Hav styr på samtalens udgangspunkt

Gennemgå tidligere samtalereferater og orienter dig om medarbejders præstationer, mål og udviklingsplaner. Notér dig vigtige punkter, og sørg for at indsamle relevant data og feedback fra tredjepart, hvis nødvendigt.

De fleste online værktøjer gør det muligt for leder at se sin medarbejders forberedelse forud for samtalen. At kende medarbejderens perspektiv og evt. bekymringer på forhånd, gør det nemmere for dig som leder at forberede dig og planlægge samtalen, så den bliver relevant og konstruktiv. Kender du på forhånd de emner, som betyder mest for din medarbejder, kan du sørge for, at de områder får ekstra fokus.

Skab en åben og tryg atmosfære

Det er vigtigt at skabe nogle gode rammer for MUS-samtalen, hvor medarbejderen føler sig komfortabel ved at dele sine tanker og bekymringer. Forbered eventuelt en positiv bemærkning at starte samtalen med, og vær opmærksom på dit kropssprog og tonefald. Sørg for at lytte aktivt og vise empati, så medarbejderen føler sig hørt og forstået. Dette vil skabe tillid, og så kan dialogen nå et (eller flere) spadestik dybere end snakken ved kaffeautomaten.

Forbered klare og realistiske mål

Under MUS-samtalen bør I sammen sætte klare og realistiske mål for fremtiden. Du bør allerede inden samtalen overveje, hvilke mål du som leder ønsker, at medarbejderen lykkes med, for at afdelingen/teamet når sine overordnede mål.

Hjælp medarbejderen med at italesætte vejen til at lykkes med disse mål, og få afklaret, hvilken støtte der er behov for fra din side.

Når I arbejder med mål, kan I med fordel følge SMART-modellen (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound), så de mål, der defineres bliver lette at forstå og ikke mindst opnåelige.

Læs mere om SMART-modellen i denne artikel fra Center For Ledelse

Identificer udviklingsbehov

En anden vigtig del af MUS-samtalen er at identificere medarbejderens udviklingsbehov og -muligheder. Gør dig tanker om nogle konkrete forslag til kurser, træning eller projekter, som du mener, kan styrke medarbejderens kompetencer og bidrage til vedkommendes karriereudvikling. Som leder er din opgave at få medarbejderens ønsker og behov for faglig og personlig udvikling til at matche, hvad afdelingen/teamet har behov for.

Hvis du fornemmer, at der er markant forskel på medarbejderens personlige ønsker om udvikling, og afdelingens mål, kan du imødekomme det ved at være åben omkring situationen og tage en fælles drøftelse af både afdelingens behov og medarbejderens rolle og interesser. Når du involverer medarbejderen i planlægningen og anerkender vedkommendes input, er der mindre risiko for at ende i en anstrengende forhandlingssituation.

Planlæg opfølgning

En MUS-samtale slutter ikke, når mødet er overstået. Det er afgørende at følge op på de aftaler og mål, I har sat under samtalen. Din MUS-forberedelse bør derfor også omfatte overvejelser om, hvornår der skal holdes opfølgningsmøder, så I kan drøfte fremskridt, give feedback og justere målene hvis nødvendigt. Dette viser, at du tager samtalen alvorligt og er engageret i medarbejderens udvikling.

Sørg for at få sat opfølgningsmøder og eventuelle aftaler i kalenderen på selve MUS-mødet, så det ikke ryger i glemmebogen.

Så er du klar til MUS!

Når både du og din medarbejder har forberedt jer grundigt, vil I sammen sætte nogle mere klare og realistiske mål. Når din medarbejder mærker, at du er velforberedt, skaber det en følelse af værdi og respekt. Dette vil igen øge medarbejderens motivation for at deltage aktivt i jeres samtale og efterfølgende arbejde i retning af de mål, I har aftalt.

Vil du gerne vide mere om, hvordan du kan opnå mere enkle og meningsfulde MUS-processer, er du meget velkommen til at række ud til MUSsamtale.dk. Vi hjælper både små og store virksomheder med rådgivning og administration af udviklingssamtaler. Du kan gratis afprøve vores online værktøj.

Har du spørgsmål, som ikke er blevet besvaret i denne artikel? Så besøg vores ’Spørgsmål og Svar’ sektion (FAQ), hvor vi besvarer alle de typiske spørgsmål relateret til udviklingssamtaler. Gå til ’Spørgsmål & Svar’ (FAQ)