APV: Den komplette guide til din arbejdspladsvurdering

I denne artikel kan du få svar på følgende spørgsmål:

• Hvad betyder APV, og hvad er formålet?
• Er APV lovpligtig, og hvem skal gennemføre den?
• Hvor ofte skal man lave APV?
• Hvad skal en APV indeholde?
• Hvem skal deltage i APV-processen?
• Hvordan laver man en APV trin for trin?
• Hvilke APV-spørgsmål kan man stille?
• Hvad skal en APV-handlingsplan indeholde?
• Skal en APV være anonym?
• Er en trivselsmåling det samme som en APV?
• Hvordan kan en digital APV gøre processen lettere?

Hvad er en APV?

APV er en forkortelse for arbejdspladsvurdering. Det er en lovpligtig proces, hvor arbejdsgiveren i samarbejde med de ansatte vurderer arbejdsmiljøet på arbejdspladsen.

Formålet er at finde ud af, om der er forhold, som kan påvirke medarbejdernes sikkerhed eller sundhed, og derefter forebygge eller løse problemerne. APV’en omfatter både det fysiske og det psykiske arbejdsmiljø.

Det betyder, at en APV ikke kun handler om tunge løft, støj, lys og indeklima. Den kan også handle om stor arbejdsmængde, tidspres, uklare krav, samarbejde, konflikter, krænkende handlinger og følelsesmæssige krav. Hvilke temaer der er vigtigst, afhænger af arbejdspladsens opgaver, arbejdsmetoder og organisering.

Er APV lovpligtigt?

Ja. Alle arbejdspladser med ansatte skal gennemføre en APV, og vurderingen skal omfatte alle ansatte. Det er arbejdsgiveren, der har ansvaret for, at APV-processen bliver gennemført og dokumenteret.

Virksomheden må gerne få hjælp fra en arbejdsmiljørådgiver eller bruge et digitalt APV-værktøj, men ansvaret ligger fortsat hos arbejdsgiveren. Hvis virksomheden ikke selv har den nødvendige viden, skal den indhente sagkyndig bistand.

Hvor ofte skal man lave APV

?

APV-processen skal gennemføres, når der sker ændringer i arbejdet, arbejdsmetoderne eller arbejdsprocesserne, som kan have betydning for arbejdsmiljøet. Derudover skal virksomheden som minimum komme omkring alle arbejdsmiljøforhold hvert tredje år.

I praksis betyder det, at en APV ikke nødvendigvis er én samlet undersøgelse, der kun gentages hvert tredje år. Nye maskiner, nye kemiske produkter, flytning, større organisatoriske ændringer, nye arbejdsfunktioner eller ændret arbejdsbelastning kan betyde, at en del af APV-processen skal gennemføres tidligere.

Det er derfor mere præcist at se APV som en løbende del af arbejdsmiljøarbejdet end som en enkelt årlig eller treårig begivenhed.

Hvad skal en APV indeholde?

Der findes ikke ét bestemt APV-skema, som alle virksomheder skal bruge. Virksomheden vælger selv metode og værktøj, men APV-processen skal som minimum rumme fire centrale dele:

1. Afdækning og risikovurdering af arbejdsmiljøet.
   
2. Inddragelse af virksomhedens samlede sygefravær med fokus på, om arbejdsmiljøforhold kan medvirke til fraværet.
   
3. Inddragelse af virksomhedens samlede sygefravær med fokus på, om arbejdsmiljøforhold kan medvirke til fraværet.
   
4. Gennemførelse af løsningerne og opfølgning på, om de virker.

APV-processen skal både omfatte det fysiske og det psykiske arbejdsmiljø. På nogle områder gælder der desuden særlige krav til risikovurderingen, for eksempel ved arbejde med farlig kemi eller risiko for eksplosiv atmosfære.

Hvem skal deltage i APV-processen?

APV er ikke en opgave, som HR eller ledelsen bør løse alene. Medarbejderne skal inddrages, fordi de oplever arbejdsmiljøet i hverdagen og kan pege på forhold, som ikke altid kan ses fra et ledelsesperspektiv.

Har virksomheden en arbejdsmiljøorganisation, AMO, skal AMO deltage i hele APV-processen – fra planlægning og afdækning til handlingsplan, gennemførelse og opfølgning. På virksomheder med højst ni ansatte, hvor der ikke er krav om en AMO, skal ledelse og medarbejdere på tilsvarende måde deltage i processen.

Sådan laver I en APV trin for trin

Trin 1: Planlæg processen
Start med at beslutte, hvem der har ansvaret, hvem der skal involveres, hvilke arbejdsområder der skal omfattes, og hvordan arbejdsmiljøet skal afdækkes. Aftal også på forhånd, hvordan resultaterne skal behandles, og hvordan I vil følge op.

Hvis virksomheden har en AMO, bør den være involveret allerede i planlægningen. Det giver samtidig mulighed for at afstemme, hvordan medarbejderne får information om formål, metode og anonymitet eller fortrolighed.

Trin 2: Vælg den rigtige metode
Der findes ikke én metode, som passer til alle virksomheder. En mindre arbejdsplads kan måske gennemføre APV’en som en struktureret dialog og en fælles rundgang. En større organisation kan have fordel af et digitalt spørgeskema efterfulgt af dialog, analyse og handlingsplaner.

En spørgeskemabaseret APV er især nyttig, når I ønsker svar fra mange medarbejdere, mulighed for at sammenligne afdelinger og et samlet overblik over udviklingen over tid. En dialogbaseret APV kan være velegnet, når medarbejderne er trygge ved at drøfte arbejdsmiljøet åbent.

I mange virksomheder er kombinationen stærkest: spørgeskema → analyse → dialog → handlingsplan → opfølgning. Spørgeskemaet viser, hvor der kan være problemer, dialogen hjælper med at forstå hvorfor, og handlingsplanen beskriver, hvad I vil gøre ved dem.

Trin 3: Afdæk og risikovurder arbejdsmiljøet
I kan bruge spørgeskemaer, dialogmøder, interviews, observationer, rundgang eller en kombination af metoder. Når forholdene er afdækket, skal I vurdere, om der er problemer eller risici, som kan påvirke medarbejdernes sikkerhed eller sundhed.

Problemer, der kan løses med det samme, bør løses med det samme. Det er ikke nødvendigt at vente på, at hele APV-processen er afsluttet, hvis der allerede er identificeret en konkret og alvorlig risiko.

Trin 4: Inddrag sygefravær
I skal vurdere, om forhold i arbejdsmiljøet kan medvirke til virksomhedens samlede sygefravær. Det handler ikke om at analysere enkelte medarbejderes sygdom, men om at undersøge, om der er mønstre eller arbejdsforhold, der kan have betydning for fraværet.

Det kan for eksempel være højt tidspres, manglende indflydelse, dårlige arbejdsstillinger eller arbejdsulykker. Fraværsstatistik kan eventuelt bruges til at se, om bestemte afdelinger eller jobfunktioner skiller sig ud.

Trin 5: Lav en skriftlig handlingsplan
Hvis APV’en afdækker problemer, som ikke kan løses med det samme, skal de beskrives i en skriftlig handlingsplan. Handlingsplanen skal være tilgængelig for medarbejdere, ledelse og Arbejdstilsynet.

En god handlingsplan beskriver problemets art, alvor, omfang og mulige årsager. Den beskriver også, hvad der skal gøres, hvornår det skal ske, hvem der har ansvaret, og hvornår I følger op på effekten.

Trin 6: Gennemfør løsningerne og følg op
APV’en stopper ikke, når spørgeskemaet er lukket, eller når handlingsplanen er skrevet. De aftalte løsninger skal gennemføres, og virksomheden skal efterfølgende vurdere, om de virker efter hensigten. Hvis ikke, skal løsningen ændres, og handlingsplanen opdateres.

Hvad skal en APV indeholde af spørgsmål?

APV-spørgsmål bør være konkrete, relevante og nemme at forstå. Der findes ikke et universelt spørgeskema, fordi en kontorvirksomhed har andre risici end et plejehjem, en byggeplads eller en produktionsvirksomhed. Brug derfor fælles spørgsmål som grundlag, og supplér med branchespecifikke spørgsmål, når det er nødvendigt.

Eksempler på APV-spørgsmål om psykisk arbejdsmiljø

• Har du som regel tid nok til at løse dine arbejdsopgaver tilfredsstillende?
• Er det tydeligt for dig, hvad der forventes af dig i dit arbejde?
• Har du den nødvendige indflydelse på, hvordan du løser dine arbejdsopgaver?
• Får du den støtte, du har brug for fra din nærmeste leder?
• Oplever du et godt samarbejde med dine nærmeste kolleger?
• Har du inden for den seneste periode oplevet konflikter eller krænkende handlinger i forbindelse med arbejdet?
• Oplever du følelsesmæssige krav i arbejdet, som er svære at håndtere?

Eksempler på APV-spørgsmål om fysisk arbejdsmiljø

• Har du mulighed for at arbejde i hensigtsmæssige arbejdsstillinger?
• Er din arbejdsplads indrettet, så du kan udføre arbejdet uden unødvendig fysisk belastning?
• Oplever du gener fra støj?
• Er temperaturen, belysningen og indeklimaet tilfredsstillende?
• Har du de hjælpemidler, du har brug for til at udføre arbejdet sikkert?
• Er arbejdspladsens indretning tilpasset de opgaver, du udfører?

Eksempler på APV-spørgsmål om sikkerhed

• Er du tilstrækkeligt instrueret i at udføre dine arbejdsopgaver sikkert?
• Er der situationer i dit arbejde, hvor du oplever risiko for ulykker?
• Har du adgang til de nødvendige værnemidler?
• Er maskiner, værktøj og andet udstyr forsvarligt at anvende?
• Er adgangs- og flugtveje tydelige og fri for hindringer?

Kemi og biologiske påvirkninger

Hvis medarbejderne arbejder med kemiske produkter, støv, gasser, hudkontakt eller biologiske påvirkninger, skal APV’en tilpasses disse risici. På visse områder gælder der særlige krav til risikovurderingen, og en almindelig generel APV kan derfor ikke stå alene.

Hvordan analyserer man APV-resultater?

Et samlet gennemsnit fortæller sjældent hele historien. Et resultat på 4,1 ud af 5 kan se fint ud, selv om en enkelt afdeling har alvorlige problemer. Se derfor på resultaterne fra flere vinkler:

• Hvor er vurderingerne dårligst?
• Er der forhold, som mange medarbejdere peger på?
• Er der forskelle mellem afdelinger, teams, arbejdssteder eller jobfunktioner?
• Hvad fortæller fritekstkommentarer og efterfølgende dialog om årsagerne?

Hvis mange medarbejdere angiver højt arbejdspres, er næste spørgsmål ikke kun, hvor højt gennemsnittet er. I skal også undersøge, hvad der skaber presset: for mange opgaver, uklare prioriteringer, manglende bemanding, dårlige systemer eller noget andet. Først når I forstår årsagen, kan I vælge en relevant løsning.

Sådan laver I en god APV-handlingsplan

“Vi skal have fokus på arbejdspresset” er ikke en tilstrækkelig handlingsplan. En handlingsplan skal omsætte et problem til en konkret indsats, som nogen har ansvar for at gennemføre.

Et eksempel på en konkret handlingsplan

Problem: Medarbejderne i kundeservice oplever vedvarende tidspres i perioder med mange henvendelser.

Årsag: Bemandingen følger ikke udsvingene i antallet af kundehenvendelser.

Løsning: Vagtplanen justeres, og der etableres mulighed for ekstra bemanding i de travleste tidsrum.

Ansvarlig: Kundeservicechefen.

Deadline: December 2026.

Opfølgning: Effekten vurderes efter tre måneder.

Ved akutte problemer eller akut fare skal virksomheden handle straks for at fjerne eller reducere faren. Problemet skal samtidig beskrives i handlingsplanen, så virksomheden kan følge op på, om løsningen virker på længere sigt.

Skal en APV være anonym?

APV-reglerne kræver ikke, at virksomheden bruger en bestemt spørgeskemametode eller gør besvarelserne anonyme. Virksomheden vælger selv metoden, så længe kravene til APV-processen er opfyldt.

Mange virksomheder vælger alligevel anonymitet eller fortrolighed, fordi det kan gøre det lettere at svare åbent på følsomme spørgsmål. Anonymitet kræver dog omtanke. Hvis resultater opdeles på meget små teams, kan besvarelser i praksis blive genkendelige, selv om navne ikke vises.

Vær derfor tydelig om, hvem der kan se besvarelserne, hvordan resultaterne præsenteres, hvor små grupper der vises resultater for, og hvordan fritekstkommentarer håndteres. Tryghed omkring processen har stor betydning for kvaliteten af svarene.

APV og trivselsmåling - hvad er forskellen?

En trivselsmåling undersøger typisk medarbejdernes oplevelse af motivation, arbejdsglæde, ledelse og samarbejde. En APV er derimod en lovreguleret arbejdsmiljøproces, som både omfatter risikovurdering, inddragelse af sygefravær, handlingsplan og opfølgning.

En trivselsundersøgelse kan godt indgå som en del af virksomhedens APV-arbejde, men et spørgeskema om trivsel er ikke nødvendigvis en fuld APV. Det afgørende er hele processen omkring afdækning, vurdering, handling og opfølgning.

Digital APV eller Excel og Word?

Det er muligt at gennemføre en APV uden et dedikeret system. For mindre virksomheder kan simple værktøjer være tilstrækkelige, hvis de giver overblik over spørgsmål, svar, problemer, ansvar og deadlines.

At benytte et digitalt værktøj til APV bidrager med en række klare fordele. For det første reduceres den administrative byrde markant, fordi alt fra planlægning til dataanalyse sker elektronisk. MUSsamtale.dk har kunder, som fortæller, at de ved hjælp af systemet har mere end halveret deres administrative tidsforbrug forbundet med APV-processen.

De ansvarlige for en undersøgelse får nemmere arbejdsgange, når de skal oprette og udsende spørgeskemaet. Der er bedre styr på manglende besvarelser og automatiske påmindelser kan optimere svarraten. Dataanalyse og handlingsplaner tager udgangspunkt i overskuelige grafer og forslag til fokusområder.

Online værktøjer tager hensyn til, at processerne skal leve op til GDPR-lovgivningen, så medarbejderdata behandles korrekt og sikkert, og der er kontrol med, at anonyme undersøgelser forbliver anonyme, hvilket er vigtigt for medarbejdernes oplevelse af at kunne svare ærligt og uden frygt for repressalier .

Læs mere om, hvordan vores MUSsamtale.dk kan hjælpe dig med APV og andre undersøgelser.

Har du spørgsmål, som ikke er blevet besvaret i denne artikel? Så besøg vores ’Spørgsmål og Svar’ sektion (FAQ), hvor vi besvarer alle de typiske spørgsmål relateret til udviklingssamtaler. Gå til ’Spørgsmål & Svar’ (FAQ)