Der kan være årsager, som gør det nødvendigt at gennemføre alternative MUS-samtaler – fx. ved sygdom eller når der er fysisk afstand mellem leder og medarbejder. Selvfølgelig er det til enhver tid at foretrække at gennemføre samtalen, når begge parter kan være til stede i samme rum, men under alle omstændigheder gælder det om, at få det mest optimale ud af den aktuelle situation.
Herunder er derfor nogle gode råd til, hvad man bør være opmærksom på for at få det bedst mulige resultat ud af alternative MUS-samtaler via telefon, Skype, Teams eller lignende.
Forberedelse:
- Det bedste alternativ til det fysiske møde er at gennemføre MUS som et videomøde/videoopkald. Det kommer tættest muligt på ”virkeligheden”, og giver et bedre udgangspunkt for et flow i samtalen. Derudover giver det mulighed for, at begge parter kan se hinandens kropssprog, hvilket er en vigtig del af enhver samtale. (NB: Aftal på forhånd, at I har kameraet slået til).
- Sørg for at have aftalt om der skal forberedes noget før samtalen.
Det tekniske:
- Få teknikken på plads. Tjek inden mødet, at teknikken virker og afprøv det, før du ringer op.
- Sæt dig et sted, hvor du sidder uforstyrret.
- Overvej at bruge headset med mikrofon i stedet for PC’ens, tablettens eller telefonens indbyggede mikrofon, da der kan forekomme støj og ekko.
- Slå eventuelt din egen mikrofon fra, når du ikke selv taler, for at fjerne den baggrundsstøj, der bliver fanget af din mikrofon.
- Er internetforbindelsen ustabil, kan det hjælpe at slå kamera/skærmdeling fra. Det kræver mindre dataoverførsel og giver derfor en mere stabil forbindelse.
- Hav altid en alternativ løsning klar, hvis teknikken skulle fejle. Det kan fx være FaceTime eller Zoom til telefonen, hvis i har problemer med fx Skype/Teams eller omvendt.
Vil du gerne have tips til den almindelige MUS samtale, hvor begge parter er til stede i rummet, kan du læse mere i artiklen hér: Skrevne og uskrevne regler under MUS samtaler
Skal din MUS-proces også sættes i system?
Det er både nemmere og billigere end du tror
Selve samtalen:
- Benytter I et MUS system, som begge parter har adgang til at redigere i, skal I huske at aftale, hvem der skriver noter undervejs.
- Samtalen er naturligvis fortrolig, og såfremt det ikke fremgår tydeligt via video, så informér om, at du sidder i et lukket lokale.
- Vær særlig opmærksom på samtalens tempo. Når man afholder alternative MUS samtaler, er det ekstra vigtigt at give plads til, at der kan være brug for (ekstra) tid til at reflektere.
- Husk at lade den anden tale ud, og vent gerne et øjeblik før du tager ordet, selvom lysten til at byde ind med noget er stor. Der er nemlig ofte en smule forsinkelse på lyden, så I risikerer at komme til at tale i munden på hinanden.
- Vær opmærksom på at italesætte eventuelle handlinger (i lokalet), så den anden kan følge med i, hvad der sker.
- Det er en fordel at lave nogle aftaler med snarlig opfølgningsdato, så der ikke er for lang tid til næste fysiske møde.
Efter samtalen:
- Spørg gerne til sidst hvordan oplevelsen med den alternative form for MUS har været, og om der er nogle opfølgende spørgsmål/overvejelser.
- Kvittér for fleksibiliteten og informér gerne om, at det altid er tilladt at vende tilbage med opfølgende spørgsmål.
Vi håber, at denne artikel har været brugbar – både som inspiration og til at besvare eventuelle spørgsmål forbundet med alternative MUS-samtaler. Har du spørgsmål eller søger yderligere inspiration, er du altid velkommen til at kontakte os på info@mussamtale.dk eller 42 72 42 89. Vi er klar til at hjælpe dig godt på vej.
Per Boetius Andersen
Per er medstifter af MUSsamtale.dk, og er uddannet kandidat i psykologi og erhvervsøkonomi fra Copenhagen Business School samt reserveofficer i Forsvaret. Han har mere end 15 års erfaring med udvikling af digitale produkter/services, og kan således tilbyde rådgivning inden for både digitalisering, HR, ledelse og forretningsudvikling.