MUS eller MU-samtale (medarbejder-udviklings-samtale)

Ved regelmæssigt at gennemgå præstationer og mål, kan både ledere og medarbejdere identificere styrker, svagheder og potentielle områder for udvikling. Dette vil fremme en kultur af kontinuerlig læring og forbedring, hvilket kan være afgørende for både individuel og organisatorisk succes.

I takt med den teknologiske udvikling vælger mange virksomheder at implementere online værktøjer til at administrere deres MUS-processer. Værktøjerne tilbyder blandt andet nem adgang til data, forbedret dokumentation, standardisering og mulighed for at følge op på aftalte mål og handlinger. Online værktøjer gør det nemmere at arbejde konstruktivt med data samt at holde styr på, at alle medarbejdere modtager den samme opmærksomhed og feedback.

Denne artikel vil dykke ned i de forskellige aspekter af medarbejderudviklingssamtaler, herunder hvordan man forbereder sig til en MUS samtale, de bedste praksisser for at gennemføre samtalerne, og hvordan online værktøjer kan optimere hele processen. Uanset om du er leder eller medarbejder, vil du finde nyttige tips og råd til at gøre dine MUS-samtaler mere effektive og meningsfulde.

I denne artikel kan du få svar på følgende spørgsmål:

• Hvad er en MUS-samtale?
• Er MUS-samtaler lovpligtige?
• Hvad skal en god MUS-samtale indeholde?
• Hvordan laver man et godt MUS samtale skema?
• Hvordan skal man forberede sig til en MUS samtale?
• Kan man sige nej tak til en MUS samtale?
• Hvem deltager i en MUS samtale?
• Er MUS samtaler fortrolige?
• Kan man snakke løn til en MUS samtale?
• Kan man blive fyret under en MUS samtale?
• Hvorfor benytte et digitalt system til MUS?

Hvad er en MUS-samtale?

MUS-samtale står for MedarbejderUdviklingsSamtale og er en fortrolig dialog, der bringer leder og medarbejder sammen for at tale om medarbejderens arbejdsopgaver, trivsel, udvikling og fremtidige mål. Samtalen er typisk en årlig tilbagevendende begivenhed.

Formålet med samtalen er at opnå en fælles forståelse af den nuværende situation og det fremtidige potentiale. Der planlægges konkrete tiltag med henblik på at forbedre både medarbejderens trivsel og præstation.

Ved hjælp af strukturerede udviklingssamtaler kan man vise sine medarbejdere, at de er værdsatte og bliver støttet i deres arbejde. Den gode MUS vil både øge medarbejdernes motivation og fastholde talent.

At anvende et digitalt værktøj kan være med til at skabe struktur og vil skære unødig administration bort, så både ledere og medarbejdere kan koncentrere sig om selve dialogen.

Er MUS-samtaler lovpligtige?

Nej, i Danmark er det ikke lovpligtigt at holde MUS-samtaler. På offentlige arbejdspladser er der dog et formelt krav forhandlet ind i overenskomsterne, som forpligter offentlige arbejdsgivere til at tilbyde deres medarbejdere mindst en årlig udviklingssamtale. Så i det offentlige system er det altså obligatorisk at gennemføre udviklingssamtaler.

Selvom en årlig MUS-samtale ikke er lovpligtig eller et overenskomstkrav i private virksomheder, så anbefales det af fagforeningerne, og de fleste private danske arbejdspladser vælger også at holde MUS. I dag betragtes udviklingssamtaler af de fleste som en vigtig del af god ledelse, og mange virksomheder er endda gået skridtet videre og gennemfører både MUS og de hyppigere 1-til-1 dialoger for at øge fokus på det tætte samarbejde mellem leder og medarbejder.

Hvis du er offentligt ansat og ikke bliver tilbudt en årlige udviklingssamtale, bør du gøre din leder opmærksom på problemet. Alternativt kan du henvende dig til en tillidsrepræsentant, som både kan støtte dig og hjælpe med at sørge for, at overenskomstens krav bliver opfyldt. Hvis ikke dette løser problemet, bør du kontakte din fagforening.

Læse mere om skrevne og uskrevne regler for MUS-samtaler

Hvad skal en god MUS-samtale indeholde?

En god MUS-samtale skal indeholde en evaluering af præstationer samt en drøftelse af fremtidige mål og udviklingsmuligheder. Man kalder gerne MUS for ”medarbejderens samtale”, fordi samtalens fokus er på medarbejderens udvikling, trivsel og karriereplaner. En dygtig leder formår at facilitere samtalen, så medarbejderen oplever at være i centrum. En ambitiøs medarbejderen bør forberede sig grundigt, da MUS er en af de bedste muligheder man har for at præge sine arbejdsforhold, personlige mål og udviklingsmuligheder.

Der er flere væsentlige elementer, som skal opfyldes, for at en udviklingssamtale bliver effektiv og værdiskabende. Først og fremmest skal processen være struktureret og helst bygge på en konkret spørgeramme ( ofte kaldet et MUS-skema), så man er sikker på, at alle medarbejdere får de samme forudsætninger for at blive hørt, uanset hvilken leder, der faciliterer mødet.

Hvis medarbejderne i en virksomhed skal besidde nogle konkrete kompetencer for at løse sine opgaver, kan man inkludere en kompetencevurdering i udviklingssamtalen og bruge kompetenceniveau som udgangspunkt for at aftale nye udviklingsinitiativer.

Helt konkret bør en MUS-samtale inkludere en vurdering af medarbejderens nuværende arbejdsopgaver, kompetencer og udviklingsbehov. Desuden bør samtalen dække emner som trivsel, arbejdsmiljø og samarbejdet med kolleger. Det er vigtigt, at begge parter – både leder og medarbejder – har mulighed for at komme med input og drøfte eventuelle udfordringer åbent og ærligt. En god MUS skal afsluttes med konkrete aftaler om fremtidige udviklingstiltag og opfølgning.

Se hvordan vores online værktøj kan hjælpe med at skabe strukturerede og effektive MUS-samtaler.

Hvordan laver man et godt MUS samtale skema

Et godt MUS-samtale skema er nøglen til en god udviklingssamtale, og det er en fin idé at tage udgangspunkt i en standard-skabelon, men man bør huske, at virksomheder er meget forskellige. Derfor er det vigtigt at tage højde for, hvad der er relevant i netop din virksomhed, når du sammensætter din spørgeramme. I takt med de digitale værktøjer, er det blevet meget udbredt at virksomheder udvikle flere forskellige MUS-skemaer for så at koble afdelingerne på de skemaer, der passer til deres arbejdsområder. På den måde bliver indholdet langt mere målrettet og man får endnu mere ud af MUS.

Her er de centrale overvejelser, man bør gøre sig, når man laver et MUS samtale skema:

1. Hvem er dine medarbejdere?: Der er forskel på mennesker. Nogle nyder at skrive deres tanker ned. Andre er bedre til at sætte kryds i en boks og derefter forklare med ord. Derfor er det vigtigt at tage stilling til, hvordan medarbejderne skal arbejde med dit samtale-skema. Skal spørgsmålene besvares i tekstbokse, eller er det bedre med en overvægt af tal-skalaer, hvor man kan vurdere fra 1-10 eller eventuelt nogle multiple choice bokse med prædefinerede svarmuligheder?
   
   
2. Overvej formålet: Hvad vil I opnå med MUS-samtalerne? Er det primært at vurdere præstation, udvikle kompetencer eller forbedre trivsel? Virksomheder er meget forskellige, og derfor er der også stor variation i, hvor tyngden i MUS skemaet skal lægges.
   
   
3. Emner der bør inkluderes: Uanset hvor du vælger at lægge tyngden i din spørgeramme, bør du inkludere spørgsmål, der handler om præstationsevaluering, trivsel & arbejdsmiljø, fremtidige mål, udviklingsønsker og generel feedback.
   
   
4. Logisk opbygning og variation: Del skemaet op i sektioner/temaer med klare overskrifter for hver sektion og gerne en forklaring af formålet med pågældende sektion. På den måde bliver forløbet meningsfuldt og sammenhængende. Skab desuden variation i måden hvorpå der spørges og svares, så det ikke bliver en ensformig oplevelse at gennemgå forløbet. Du kan for eksempel kombinere åbne reflektions-spørgsmål med nogle lukkede spørgsmål, som kan besvares med ja/nej eller en tal-skala.
   
   
5. Tydelige formuleringer: Stil ikke spørgsmål, som kan fortolkes på flere måder, da det kan skabe forvirring og ødelægge datagrundlaget. Hvis et spørgsmål ikke er 100% selvforklarende, bør du omformulere det eller uddybe, hvordan spørgsmålet skal forstås.
   
   
6. Data og statistik: Hvis du er glad for data og interesseret i at identificere tendenser og udvikling over tid, bør du overveje at benytte flere lukkede spørgsmål (talskalaer og multiple choice). De lukkede spørgsmål bør naturligvis altid kunne uddybes med en kommentar. Det er ikke alle spørgsmål, der kan besvares med en talskala, og måske er det mod din virksomheds værdisæt, at medarbejderne skal ”måles”. I så fald kan du holde dig til åbne svarmuligheder (tekstbokse eller tabeller).
   
   
7. TEST altid!: Uanset, hvor grundig du har været i oprettelsen af dit MUS-skema, bør du altid teste det med nogle kollegaer, inden det sendes ud. Dine kollegaer kan give feedback med friske øjne. Bed dem om at evaluere både indhold og spørgerammens forløb, så I er sikre på, at der ikke har sneget sig gentagelser eller tastefejl ind. Hvert spørgsmål bør være relevant og tydeligt formuleret. Hellere uddybe for grundigt, hvordan et spørgsmål skal forstås end at risikere misforståelser. Det ødelægger datagrundlaget, hvis et spørgsmål kan forstås på flere måder. Sidst men ikke mindst bør spørgsmålene samlet set være præsenteret i en meningsfuld rækkefølge, så man ikke springer rundt i temaer.
   
   Se konkrete eksempler på gode MUS-samtale spørgsmål her
   
   

Hvordan skal man forberede sig til en MUS samtale?

For at være godt forberedt til en MUS samtale, bør du inden selve samtalen have reflekteret over præstationer og mål, styrker og udviklingsområder og sidst men ikke mindst fremtidige mål og ambitioner.

Præstationer og mål
Hvordan har den overordnede indsats været siden sidste samtale? Er de mål der blev sat sidste gang blevet nået? Hvis der er mål, som ikke er blevet nået, er det vigtigt at overveje hvorfor, og hvad der kunne have været gjort bedre.

Styrker og udviklingsområder
For at kunne planlægge fremtidig udvikling er det afgørende først at kende styrker og udviklingsområder. Brug konkrete eksempler for at beskrive hvordan styrker og svagheder kommer til udtryk, så det ikke bare bliver en påstand, og få eventuelt feedback fra kollegaer, hvis det kan give et bredere perspektiv.

Fremtidige mål og ambitioner
Uden klare mål, er det svært at evaluere præstationer. Det er vigtigt at leder og medarbejder begge har gjort sig tanker om, hvilke mål skal stræbes efter i den kommende periode, så begge parter kan byde ind til MUS-samtalen og i fællesskab definere en retning, som både afspejler medarbejderens ambitioner og virksomhedens overordnede strategi.

For det meste udsender arbejdspladsen et MUS-skema (spørgeramme), som både medarbejder og leder kan følge i deres forberedelser.

Er du leder, kan du læse mere i denne artikel om MUS-forberedelse for ledere

Kan man sige nej tak til en MUS samtale?

Man kan i teorien godt sige nej tak til en MUS samtale, da det er et tilbud fra arbejdsgiver. I praksis er det dog meget normalt, at arbejdsgiver forventer medarbejdernes opbakning til MUS, da det bør være i begge parters interesse at deltage.

Hvis du overvejer at fravælge MUS-samtalen, er det en god idé at overveje, hvorfor du har det sådan. Er der noget, som gør dig utryg? Eller synes du ikke, at samtalen skaber værdi? Når en medarbejder takker nej til MUS, bliver det typisk set som en ”advarselslampe” i virksomheden, da det kan skyldes et dårligt forhold til den nærmeste leder.

Læs mere om, hvad du kan gøre for at føle dig mere tryg ved MUS-samtalen.

Hvem deltager i en MUS samtale?

I en MUS samtale deltager typisk to personer: medarbejderen som samtalen handler om, og den nærmeste leder som faciliterer samtalen. I nogle tilfælde kan en HR-medarbejder eller tillidsrepræsentant også være til stede for at sikre, at samtalen forløber som ønsket, især hvis der er komplekse emner, der kræver ekstra opmærksomhed.

Er MUS samtaler fortrolige?

Ja, MUS samtaler er som udgangspunkt fortrolige. Fortroligheden anses af mange som en afgørende del af MUS-processen, fordi det skaber tryghed for både medarbejder og leder. At diskutere personlige mål, behov og eventuelt udfordringer kræver et tillidsfuldt miljø.

På nogle arbejdspladser er det vigtigt, at HR, ledelsen, eller andre administratorer får indsigt i referater fra MUS, og i så fald bør der være klare retningslinjer for, hvordan disse oplysninger deles. Det er afgørende, at det kun er relevante personer, som får adgang til data, samt at referaterne bruges til det konkrete formål, såsom udvikling og opfølgning på aftaler. Desuden bør medarbejderne informeres om, hvem der har adgang til deres data, så de ikke fejlagtigt tror, at samtalen er fortrolig. Sker dette ikke, er der risiko for at ødelægge medarbejdernes tillid til virksomhedens MUS-koncept, hvilket kan påvirke den generelle trivsel og virksomhedskulturen negativt.

Ved at anvende et online værktøj til at administrere udviklingssamtalerne, kan virksomheden lettere sikre, at der leves op til lovgivningen om håndtering af persondata (GDPR) - herunder styre at det kun er de relevante personer, som får adgang til data.

Læs mere om GDPR og datasikkerhed i MUS samtaler her.

Kan man snakke løn til en MUS samtale?

Det er ikke hensigtsmæssigt at snakke om løn til en MUS samtale, da fokus bør være på medarbejderens faglige og personlige udvikling samt evaluering af den aktuelle indsats. MUS er designet til at skabe en åben dialog om mål, kompetencer og karriereudvikling, og man bør derfor undgå at mødet bliver til en forhandling. Ved at holde lønforhandlinger adskilt fra MUS, kan man bedre bevare udviklingsperspektivet.

Fra et medarbejderperspektiv kan MUS-samtalen dog betragtes som en rigtig god indledning/forberedelse til en senere lønsamtale, fordi man har mulighed for (sammen med sin leder) at få italesat de ting, som man har bidraget med og kommer til at bidrage med fremover. Således har man efter udviklingssamtalen en masse gode argumenter for, hvorfor man fortjener en lønforhøjelse.

Læs mere om forholdet mellem MUS og lønsamtaler her.

Kan man blive fyret under en MUS samtale?

Nej, man skal ikke være bekymret for at blive fyret under en MUS-samtale. Formålet med udviklingssamtalen er at evaluere din indsats og planlægge din fremtid i virksomheden. MUS er medarbejderens samtale, hvor fokus holdes på udvikling, trivsel og fremtidige mål. Der er ikke til MUS, man formidler en afskedigelse.

Hvis der skulle være alvorlige udfordringer med din præstation, vil du under normale omstændigheder modtage en formel skriftlig advarsel, hvor det tydeligt fremgår, hvad der skal forbedres. En fyring er sidste udvej, og vil aldrig blive annonceret til en udviklingssamtale, da den har det komplet modsatte formål.

Hvis du er bekymret for en kommende MUS-samtale, er der i artiklen her nogle forslag til, hvordan du kan forberede dig.

Hvorfor benytte et digitalt system til MUS?

At benytte et digitalt system til MUS bidrager med en række klare fordele. For det første reduceres den administrative byrde markant, fordi alt fra planlægning til dokumentation sker elektronisk. MUSsamtale.dk har kunder, som fortæller, at de sparer op mod 45% af administrationsbyrden sammenlignet med før de fik digitaliseret udviklingssamtalerne.

Lederne får nemmere ved at planlægge deres udviklingssamtaler, og virksomhedens ledelse og HR får kontrol over, hvornår og hvordan udviklingssamtalerne udføres.

Online værktøjer tager hensyn til, at processerne skal leve op til GDPR-lovgivningen, så medarbejderdata behandles korrekt og sikkert, samt at der er styr på, hvem som har adgang til hvad.

Den nok vigtigste fordel ved at have et system til MUS er, at man kan sikre ensartede forløb på tværs af teams og afdelinger. Det giver alle medarbejdere de samme forudsætninger for at få deres ønsker og behov hørt, og risikoen for fejl og forglemmelser minimeres.

Læs mere om, hvordan vores MUSsamtale.dk kan hjælpe dig med udviklingssamtaler og surveys.

Har du spørgsmål, som ikke er blevet besvaret i denne artikel? Så besøg vores ’Spørgsmål og Svar’ sektion (FAQ), hvor vi besvarer alle de typiske spørgsmål relateret til udviklingssamtaler. Gå til ’Spørgsmål & Svar’ (FAQ)